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¿Continuar remoto o no? Esa es la cuestión

¿Regresar a la oficina?

Aún seguimos en la montaña rusa emocional y física que ha causado la pandemia del COVID. Hemos pasado de tener que encerrarnos sin previo aviso, a sentir que podríamos salir nuevamente y las cosas estarían bien, volver momentáneamente al encierro, las vacunas, y bueno un sin fin de momentos que nos han marcado a lo largo de este año y medio de pandemia.

Hoy en día, creo, ya no estamos dudando si podemos o no trabajar remoto, muchos de nosotros hemos descubierto que lo podemos hacer y que las cosas van bien, en algunos casos, demasiado bien. Ahora nos enfrentamos con la resistencia de regresar a la oficina y de cómo lograr este cambio de forma que sigamos manteniéndonos seguros.

Nosotros aún estamos en esa definición pero quisimos aprovechar para compartirles algunas ideas para seguir rompiéndola en el trabajo remoto y poco a poco ir teniendo la difícil conversación de cómo volver a la oficina o no.

Mantener una rutina

Cuando comenzamos la investigación de trabajo remoto uno de los principales tips es tener una rutina, estamos de acuerdo, pero aquí lo importante es que seas compasivo contigo mismo(a) porque no todos los días y no todas las semanas podrás mantener esa rutina,  así que estemos abiertos al caos y al cambio de planes. Algunas ideas para tu rutina son:

  • Despierta a una hora que te permita realizar tu rutina de mañana, es decir, hacer ejercicio, desayunar, bañarte y comenzar el día. Para que de esa forma te hayas dado el tiempo de iniciar el día y luego comenzar a trabajar a tiempo.
  • Define tus horarios de trabajo, recuerda darte tiempo para comer y  estirarte. Ayuda mucho, si utilizas Google Calendar, colocar esas horas en tu calendario para que el equipo sepa cuándo estás disponible y cuándo no, de manera que no te pongan juntas a tu hora de comer. 
  • Designa un espacio de oficina, pero también sé flexible y elige diferentes lugares que sean cómodos para ti. Definitivamente el cuarto sigue fuera de límites, es importante separar el lugar de descanso del trabajo, pero puedes trabajar desde el escritorio o el sillón a ratos, la idea que te permita estar cómodo y productivo.
  • Recuerda no trabajar tiempos largos porque se pierde la concentración. Pomodoro sigue siendo una excelente opción para definir períodos de trabajo  y descanso.

Recuerden terminar su día de trabajo, es muy importante tener un cierre y desconectar para poder descansar y enfocar nuestra atención en otros temas como la familia, los amigos o leer.

Comunicación efectiva: algunos tips

La comunicación sigue siendo clave para un trabajo remoto y en general en nuestra vida. Trabajando desde casa no hay nada como sobre-comunicar, incluso, cuando creas que todo está claro es mejor hacer una revisión.

Parte de tener una comunicación clara es que el equipo conozca y entienda los objetivos de la organización, así como los de su área, para que sepa lo que se espera de ella y pueda actuar de acuerdo.

Tip no. 1 del Failure Institute: Nosotros trabajamos con OKR’s, los definimos a inicio de año y cada cuarto revisamos avances, a medio año hacemos una revisión de todo lo planteado para ver si seguimos en la misma dirección o hay que hacer cambios.

Como sabemos, estando remotos, es importante compensar por los momentos que ya no se dan en los pasillos o a la hora de comer o el típico volteo y le comento a mi compañero lo que estoy pensando.  Por lo que es importante tener una herramienta para mensajearnos.

Tip no. 2 del Failure Institute: Nosotros utilizamos Slack y nos permite compartir ideas con varias personas del equipo, tener conversaciones 1 a 1 y compartir chistes si así lo queremos.

Es importante tener un proceso claro de comunicación y asignar a los diferentes canales prioridades así como temas o información que se compartirá por esos medios, para que de esa forma se pueda elegir entre los diferentes medios de comunicación (email, videollamada, chat)  evitando saturación y sobre trabajo. 

Tip no. 3 del Failure Institute: diseñamos nuestros canales así:

  • Slack. Es el principal canal de comunicación
  • Videollamadas para hacer lluvia de ideas, reuniones de equipo, y anuncios de temas que todo el equipo necesite saber
  • Emails para documentos importantes, para anuncios oficiales y reportes semanales
  • In-person cuando se posible, sobretodo en momentos de creación de nuevos contenidos o productos

Tipo no. 4 del Failure Institute: Tenemos reuniones semanales, sesiones de 1 a 1, reuniones mensuales y trimestrales para compartir cómo estamos como personas, con respecto a los objetivos y avances de las diferentes áreas y alinear los siguientes pasos.

Dinámicas de equipo

Existen diferentes mitos sobre el trabajo remoto y uno de los más comunes es que las personas no trabajan lo suficiente o son flojas, es importante hablar de esto directamente con el equipo y recordar que la clave es la confianza que tengas en tus empleados.

¿Cómo puedo desarrollar responsabilidad en mi equipo? Asegurando claridad de propósito y objetivos, en la medida en que las personas sepan por qué son parte del equipo y para qué es importante su trabajo es la forma en que se comprometerán y podrán trabajar desde Bali o su casa sin perder el enfoque.

En el Failure Institute tenemos una forma de trabajo flexible que significa: 

  • Utilizamos un horario de referencia de acuerdo a la oficina principal en Ciudad de México y le pedimos al equipo que se conecte el mayor tiempo posible durante este periodo. Hacer esto ayuda a enviar un mensaje de confianza al equipo.
  • Es importante tener en mente diferentes zonas horarias al momento de coordinar reuniones y trabajo en equipo. Actualmente tenemos compañeras en España y Argentina, por lo que tener horarios flexibles es prioridad.
  • Tenemos un propósito claro y definido, desarrollamos nuestros objetivos con base en él y realizamos sesiones mensuales y trimestrales para revisar los avances.  
  • Cada miembro del equipo envía semanalmente su reporte de lo realizado en la semana para que todos estemos alineados.
  • En Slack tenemos diferentes canales, uno se llama “Random” y es para compartir lo que sea que se nos venga a la cabeza, desde pensamientos profundos hasta memes. 

No hay que olvidar que trabajar desde casa genera diferentes retos para mantener la creatividad, por lo que hay momentos que requerimos hacer esfuerzos para darle un empujoncito, así que crear y trabajar basándonos en procesos que generan confianza, responsabilidad y liderazgo ayudan al equipo de trabajo a sentirse más a gusto.

Videollamadas y otras herramientas

A pesar de que en momentos podamos sentirnos muy saturados por las pantallas, las videollamadas siguen siendo la mejor herramienta para comunicarnos y sentirnos más cerca del equipo. Tratar de poner la cámara y compartir con los miembros del equipo es importante.

Las videollamadas son muy  útiles para fomentar momentos de equipo, compartir ideas, comunicar información importante y tener sesiones de co-creación. Recuerda priorizar bien el objetivo de la videollamada porque nadie necesita tener una videollamada que pudo haber sido un email o un mensaje de chat.

Recuerda tener una buena conexión y estar en  un ambiente que te permita sentirte en paz de prender tu cámara y compartir con el equipo.

Failure Institute Tip: No olvides que somos seres humanos y estamos rodeados de momentos impredecibles como que tu perro decida ladrarle al gato o los niños griten, simplemente tómalo como parte de tu vida y también compartir un poco con el equipo para generar confianza.

 

Herramientas para el trabajo en equipo.

  • Google Docs para crear y compartir documentos. Google ofrece su plataforma para negocios a variados precios.
  • Trello para organizar tareas y proyectos.
  • Asana y Basecamp programas para dar soporte a la administración de proyectos. Esas herramientas son muy recomendables si eligen irse 100% remoto.

Vida personal y profesional

Sabemos que trabajando desde casa esa línea entre lo personal y lo profesional se hace incluso más fina, es por eso que hay que buscar lo que nos funcione y no necesariamente lo que otros hacen, pero les compartimos algunas buenas prácticas:

  • Si tienes niños en casa puedes organizarte con tu pareja de manera que seleccionen días en la semana en los que puedan tener más videollamadas que otros, o incluso bloquear días en la semana para no tener ninguna llamada y de esa forma poder organizar mejor el tiempo con los niños.
  • Otra idea es buscar programas didácticos que permitan a los pequeños estar entretenidos los días de más carga de trabajo para que de esa forma ambos estén trabajando.
  • En el calendario puedes bloquear el tiempo que necesites para enfocarte en tus hij@s y de esa forma evitar que te pongan reuniones y dedicarte a ellos sin interrupciones.
  • Varios miembros del equipo eligieron la opción de trabajar desde algún otro lugar, como Puerto Escondido, y han aprendido que no todos los lugares tienen las condiciones ideales para hacerlo. Es por eso que también es importante hacer una investigación de las diferentes condiciones para poder cumplir con el día a día y no generar más estrés.

Recuerda mantenerte en calma, la vida tiene sorpresas y no podemos controlarlo todo, te recomendamos este artículo de Forbes si quieres ahondar más en el tema.

Conoce a tu equipo

Es importante conocer las personalidades que integran a tu equipo porque de esa forma es más sencillo planificar reuniones, asignar tiempos y métodos para conectar.

Para que sea más sencillo planteamos 3 tipos de personalidad: introvertidos, extrovertidos y ambivertidos (una mezcla de los dos anteriores).

Failure Institute tip: Cada equipo interno se organiza de acuerdo a sus tiempos y personalidades del área. Por ejemplo, Enterprise tiene dos reuniones semanales para ver temas clave como ventas y coordinación, así como 1 reunión más para desarrollar contenidos.

La razón de conocer las diferentes personalidades es porque si tienes un equipo extrovertido, probablemente necesitarás organizar más momentos de equipo y videollamadas para mantener la conexión y el ánimo de equipo.

Esperamos que esta guía sea útil para ti y te recomendamos desarrollar la tuya si aún no la tienes. No tengas miedo de probar nuevas herramientas y darle al equipo una mirada fresca del trabajo remoto. 

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