10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales
10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales
Fuckup Nights es un movimiento bonito: más de 300 ciudades en 90 países, creando espacios para que la gente escuche historias de fracaso, reflexione sobre los suyos y al mismo tiempo se sientan vulnerables y seguros.
Antes de la pandemia, aproximadamente 2 eventos de Fuckup Nights sucedían a diario en alguna parte del mundo. Obviamente no podíamos esperar a que desapareciera el COVID (¿algún día lo hará?), así que invitamos a nuestra comunidad y speakers a conectarse con nosotros. ¿Qué original, no?
Aunque pueda parecer una transición obvia e inevitable, este cambio vino con su buena cantidad de fuckups. Viendo en retrospectiva estas últimas semanas, queremos compartirte 10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales. Esperando que sirvan de inspiración o de ayuda para tu próximo evento online:
1. ¡Hazlo divertido! 🎉
Ya es lo suficientemente cansado para tu audiencia tener que ver un evento en sus monitores después de pasar todo el día así en el home office, ¡así que llama su atención! Bromea con ellos, usa imágenes llamativas y divertidas en vez de mostrar texto en tus slides. Alterna tu presentación entre slides y rostros humanos, permite que haya interacción, lleva a un artista invitado,... todas estas cosas harán que tu evento sobresalga.
2. Hazlo corto y sencillo 💥
Simplecomo:
- Usar una plataforma que ya conoces, vs. tratar con una plataforma "innovadora" y compleja que no dominas.
- Adaptar a digital tus formatos ya existentes de eventos en vivo, trabajando con algo que ya sabes que te funciona.
Dicho esto, no significa que no debas preparar tu evento con antelación. Incluso una entrevista casual de preguntas y respuestas de la audiencia requiere preparación. Junto a tu equipo y participantes revisen los temas que desean discutir, preparen el flow del evento y algunas preguntas en caso de que les toque un público callado.
3. Elige sabiamente tu formato y plataforma 🧐
Sí, dijimos que lo mantuvieras simple. Sin embargo elegir el formato y plataforma indicados es esencial. ¿Cómo quieres que luzca tu evento? ¿qué tanto quieres que participe la audiencia?
Si quieres que todos participen con su propio audio y video, entonces el formato de "meeting" es para ti (en Zoom por ejemplo).
O tal vez deseas restringir la sección de chat/comentarios. En ese caso, el formato de "webinar" es el ideal, o con un simple livestream en redes sociales podría funcionar. (directamente en Facebook, Instagram, o plataformas como StreamYard u OBS por ejemplo)
4. Define roles específicos 🧢
Tener un entendimiento de las responsabilidades de cada miembro dentro del equipo te ayudará a tener una buena dinámica de trabajo y ofrecer una gran experiencia virtual. Algunos roles pueden ser:
- Moderador
- Moderador de preguntas y respuestas
- Responsable técnico para solucionar problemas con la plataforma, audio, etc.
- Interacción en redes sociales para mantener la conversación con la comunidad.
5. Cuida los detalles (técnicos) 🔎
Let’s take the example of screen-sharing. Close all of your computer tabs and apps (especially the noisy ones), clean your desktop, open your presentation software in a specific window and make sure you know how to properly share your screen and/or your music, if needed. Oh, and try to have the best internet connection possible! Connect your computer to your modem via cable, if possible, or at least stay close to your router! 😉
Esas pequeñas cosas pueden de verdad hacer la diferencia y hacer que el evento fluya de forma natural.
6. Prueba y practica 🧪
Hacer pruebas te ayudarán a aprender a cuidar todos esos detalles. Dale un vistazo a la plataforma que usarás e intenta todo por ti misma/mismo. Si usas redes sociales, puedes crear un perfil/página falso sin followers y probar con un livestream.
También ayuda tener a alguien del equipo experimentándolo todo como espectador para ver la prueba en vivo y dar feedback puntual del "look and feel" y experiencia de usuario.
Digamos que tienes invitados externos en tu evento: organiza un ensayo con ellos. Repasen el flow del evento, escuchen sus presentaciones, compartan feedback si es necesario y aborden detalles técnicos: ¿todos tienen el software? ¿buena conexión a internet? ¿tienen audio y video de alta calidad? ¿les funcionan las herramientas para compartir pantalla de forma remota? etc.
Historia real: uno de nosotros iba a ser el host del primer evento de Fuckup Nights Edición Cuarentena. Su ordenador/conexión tuvo muchos problemas durante los ensayos, así que decidimos elegir a alguien más del equipo. Phew, estuvo cerca... 😅
Finalmente, el día de la presentación, unas horas antes del evento, no está de más darle una revisada a todos los detalles.
9.Atrapa a tu audiencia! 🙌
Well, what’s the point of streaming live if you don’t engage them? You might as well pre-record something and take the time to edit it nicely. 🤷♂️
¿Cómo atrapar a tu audiencia virtual? Dales un espacio para comentar y chatear, dedica tiempos de preguntas y respuestas, haz encuestas, performances en vivo, empieza con una actividad para romper el hielo (esto lo puedes lograr en las juntas de Zoom creando Breakout Rooms para dividir en equipos, o usando una herramienta externa como Icebreaker), …
Nuestros momentos más alocados y divertidos han sucedido en los "after party" online. Durante el evento de Reino Unido, terminamos haciendo un drinking game ¡Incluso vimos una película completa luego de la edición en Sudáfrica!
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The Failure Institute is a social enterprise that helps people break free from the paradigms that limit their lives through stories rooted in authenticity and vulnerability. Lee más >
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