10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales

10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales

Fuckup Nights es un movimiento bonito: más de 300 ciudades en 90 países, creando espacios para que la gente escuche historias de fracaso, reflexione sobre los suyos y al mismo tiempo se sientan vulnerables y seguros.

Antes de la pandemia, aproximadamente 2 eventos de Fuckup Nights sucedían a diario en alguna parte del mundo. Obviamente no podíamos esperar a que desapareciera el COVID (¿algún día lo hará?), así que invitamos a nuestra comunidad y speakers a conectarse con nosotros. ¿Qué original, no?

Aunque pueda parecer una transición obvia e inevitable, este cambio vino con su buena cantidad de fuckups. Viendo en retrospectiva estas últimas semanas, queremos compartirte 10 cosas que aprendimos organizando eventos digitales. Esperando que sirvan de inspiración o de ayuda para tu próximo evento online:

1.Make it FUN! 🎉
Ya es lo suficientemente cansado para tu audiencia tener que ver un evento en sus monitores después de pasar todo el día así en el home office, ¡así que llama su atención! Bromea con ellos, usa imágenes llamativas y divertidas en vez de mostrar texto en tus slides. Alterna tu presentación entre slides y rostros humanos, permite que haya interacción, lleva a un artista invitado,... todas estas cosas harán que tu evento sobresalga.

2.Keep it simple and short 💥

Simplecomo:

  • Usar una plataforma que ya conoces, vs. tratar con una plataforma "innovadora" y compleja que no dominas.
  • Adaptar a digital tus formatos ya existentes de eventos en vivo, trabajando con algo que ya sabes que te funciona.

Dicho esto, no significa que no debas preparar tu evento con antelación. Incluso una entrevista casual de preguntas y respuestas de la audiencia requiere preparación. Junto a tu equipo y participantes revisen los temas que desean discutir, preparen el flow del evento y algunas preguntas en caso de que les toque un público callado.

Si bien es cierto que una plataforma que ya conoces puede ser más sencillo, ten en cuenta que otras herramientas pueden traer ventajas y formatos nuevos. Por ejemplo, los webinars/meetings y live steamings en redes sociales en Zoom a través de StreamYard ó OBS requerirá (o no) que la audiencia se registre, motivarlos a participar, cederle un poco el control a los asistentes, obtener reportes detallados del post-evento, etc...

Cortocomo:

  • Adaptar la duración del evento de acuerdo a tu audiencia y tipo de contenido. Un evento tipo masterclass con registros de pago, podría durar perfectamente 2 horas por ejemplo. Pero digamos que organizas un evento gratuito en redes sociales, trata de mantenerlo corto: vivimos en un mundo de scroll infinito y 280 caracteres.
  • Podemos decir por experiencia propia que la gente parecer estar ya cansada de los webinars. Ya sea por la interminable cuarentena, el incremento de horas frente a la pantalla o la estación del año, hemos experimentado una caída de registros y asistentes en eventos recientes. Es por eso que queremos intentar con formatos más cortos (vs. eventos de 1hr 30min), y hacerlos más entretenidos. (vs. limitar la sección de preguntas y respuestas)

3.Choose your platform and format wisely 🧐
Sí, dijimos que lo mantuvieras simple. Sin embargo elegir el formato y plataforma indicados es esencial. ¿Cómo quieres que luzca tu evento? ¿qué tanto quieres que participe la audiencia?

Si quieres que todos participen con su propio audio y video, entonces el formato de "meeting" es para ti (en Zoom por ejemplo).

O tal vez deseas restringir la sección de chat/comentarios. En ese caso, el formato de "webinar" es el ideal, o con un simple livestream en redes sociales podría funcionar. (directamente en Facebook, Instagram, o plataformas como StreamYard u OBS por ejemplo) 

¿Eres tú la persona que presenta o tienen un panel de speakers e invitados? ¿necesitas compartir tu pantalla o sólo mostrarás tu carita en pantalla? Hacerte estas preguntas te ayudará a tomar la decisión correcta.

4.Set specific roles 🧢
Tener un entendimiento de las responsabilidades de cada miembro dentro del equipo te ayudará a tener una buena dinámica de trabajo y ofrecer una gran experiencia virtual. Algunos roles pueden ser:

  • Moderador
  • Moderador de preguntas y respuestas
  • Responsable técnico para solucionar problemas con la plataforma, audio, etc.
  • Interacción en redes sociales para mantener la conversación con la comunidad.

5.Take care of (technical) details 🔎
Let’s take the example of screen-sharing. Close all of your computer tabs and apps (especially the noisy ones), clean your desktop, open your presentation software in a specific window and make sure you know how to properly share your screen and/or your music, if needed. Oh, and try to have the best internet connection possible! Connect your computer to your modem via cable, if possible, or at least stay close to your router! 😉

Esas pequeñas cosas pueden de verdad hacer la diferencia y hacer que el evento fluya de forma natural.

6.Test & rehearse 🧪
Hacer pruebas te ayudarán a aprender a cuidar todos esos detalles. Dale un vistazo a la plataforma que usarás e intenta todo por ti misma/mismo. Si usas redes sociales, puedes crear un perfil/página falso sin followers y probar con un livestream.

También ayuda tener a alguien del equipo experimentándolo todo como espectador para ver la prueba en vivo y dar feedback puntual del "look and feel" y experiencia de usuario.

Digamos que tienes invitados externos en tu evento: organiza un ensayo con ellos. Repasen el flow del evento, escuchen sus presentaciones, compartan feedback si es necesario y aborden detalles técnicos: ¿todos tienen el software? ¿buena conexión a internet? ¿tienen audio y video de alta calidad? ¿les funcionan las herramientas para compartir pantalla de forma remota? etc.

Historia real: uno de nosotros iba a ser el host del primer evento de Fuckup Nights Edición Cuarentena. Su ordenador/conexión tuvo muchos problemas durante los ensayos, así que decidimos elegir a alguien más del equipo. Phew, estuvo cerca... 😅

Finalmente, el día de la presentación, unas horas antes del evento, no está de más darle una revisada a todos los detalles.

7.If you take yourself too seriously, don’t! 🤪
Pero hey, no hay por qué preocuparse. Incluso luego te tantos tests y ensayos, pueden ocurrir fuckups y está bien. Hemos descubierto que la gente perdona fácilmente los errores técnicos durante eventos en vivo. Si te da un ataque de hipo, ríete y continua. Al menos es algo que hacemos seguido en las Fuckup Nights.

Historia real: durante alguno de nuestros eventos privados, el speaker que todos estaban esperando perdió repentinamente su conexión a internet. ¡Era hora de improvisar! Le dimos le micrófono a la audiencia y ellos compartieron sus fracasos. Terminamos pasándola muy bien.

8.Luce bien en cámara 😎
Así es, luce lo mejor que puedas. Aquí tenemos un Mensaje de Tom Ford para ti [ENG]::

  • Posiciona tu ordenador ligeramente más arriba que tu cabeza (una pila de libros ayuda)
  • Pon una lámpara junto a tu ordenador y apúntala a tu mejor ángulo. (nota personal: intenta un ángulo de tres cuartos)
  • Usa papel o tela como mantel en la mesa que uses.
  • Aplica un poco de maquillaje o polvo para la nariz ✨

Dependiendo de tu audiencia y el tipo de evento, si es de día, la luz natural ayuda bastante.

9.Atrapa a tu audiencia! 🙌
Well, what’s the point of streaming live if you don’t engage them? You might as well pre-record something and take the time to edit it nicely. 🤷‍♂️

¿Cómo atrapar a tu audiencia virtual? Dales un espacio para comentar y chatear, dedica tiempos de preguntas y respuestas, haz encuestas, performances en vivo, empieza con una actividad para romper el hielo (esto lo puedes lograr en las juntas de Zoom creando Breakout Rooms para dividir en equipos, o usando una herramienta externa como Icebreaker), …

Nuestros momentos más alocados y divertidos han sucedido en los "after party" online. Durante el evento de Reino Unido, terminamos haciendo un drinking game ¡Incluso vimos una película completa luego de la edición en Sudáfrica!

10.Be 1% better every day 💎
¿Ya hiciste tu primer evento online y fue un éxito? ¡felicidades! Pero deténte, tigre. Trata de obtener feedback, sé receptivo con lo que tu audiencia y speakers tiene que decir y lo que les gustaría ver en la próxima edición. Intenta cosas nuevas, trata de innovar. Lo bueno de los eventos online es que con pequeños y sencillos ajustes, la experiencia puede mejorar mucho.

Ahora ¿qué le espera en el futuro a la industria de eventos? Para ser honestos, no lo sabemos realmente. Ya sabes, pretender que somos "gurús" es algo que tratamos de evitar.

Pero teniendo la oportunidad de ver lo que sucede en los 90 países donde nuestra comunidad está activa y la evolución de la pandemia, se vuelve más claro el hecho de que los eventos medianos y grandes están muy lejos de estar a la vuelta de la esquina... En algunos países en particular, empiezan a suceder pequeños eventos de nuevo, mientras que otros no tienen otra opción mas que ir digital.

Una tendencia que hemos observado es la aparición de eventos híbridos: hosteados en lugares físicos con un número muy pequeño de asistentes, pero transmitidos online, involucrando a ambos asistentes, online y presenciales.

Una última cosa antes de que te vayas: ¡te queremos invitar a escuchar historias de fracaso en nuestras Fuckup Nights Ediciones de Cuarentena, y a las ya conocidas Live Experiences del Failure Institute!

PD: Una de las plataformas que hemos usado mucho es Zoom. Si te interesa conocer más tips para usar su plataforma, aquí te dejamos su página de trainning! (No, este post no es patrocinado) 😁

Post anterior

Encontrando la zona de flujo

Siguiente post

4 tipos de covering en el trabajo

Scroll to top
es_ESES
en_USEN es_ESES