Las empresas no deberían temer al trabajo remoto: Nuestra guía definitiva

Nuestra guía definitiva

Estamos viviendo tiempos complejos que nos han obligado a trabajar de manera remota. La mayoría de las compañías estamos trabajando desde de casa y preguntándonos ¿qué es trabajo remoto? ¿mi compañía será eficiente durante este período? ¿mis empleados realmente trabajarán? 

Por esta razón en Fuckup decidimos crear nuestra guía de trabajo remoto. Agradecemos a Trello y a Zoom por la inspiración y por ayudarnos a mejorar nuestros procesos. Esperamos que esta guía sea de ayuda para ustedes también.

Mantener las rutinas

Uno de los tips más comunes es tener una rutina diaria. Una de las ventajas de trabajar remoto es entender qué funciona mejor para ti y en qué momentos eres más productivo. El consejo es que comiences el día como si fueras a ir a la oficina:

  • Levántate, ejercítate, toma un baño, desayuna y comienza a trabajar. Es importante tener una rutina y organizar tu día.

  • Pon un horario de trabajo y toma tiempos de descanso y para comer.

  • Aparta un espacio para tener tu “oficina”. Es importante tener un lugar específico para trabajar que esté separado de tu espacio personal (como tu recámara) esto te ayudará a desconectarte correctamente después del trabajo.

  • Para mantener la concentración, trata de no trabajar más de 45 minutos seguidos. Pomodoroes una aplicación que te ayuda a programar períodos de trabajo y de descanso, de esa forma es más sencillo separar tus tiempos.

Así como si fueras a la oficina, el día de trabajo en casa debe tener un fin. Es un punto clave para que mantengas tu tranquilidad y paz mental. Cuando termines tu trabajo, desconéctate, disfruta tu tiempo personal, apaga los mensajes de chat y los avisos de correos electrónicos.

4 tips para mantener un comunicación efectiva

Cuando trabajamos remoto, especialmente si es la primera vez, necesitas sobre comunicar. Si te encuentras preguntándote si deberías o no preguntar sobre este tema, hazlo, no hay nada más importante que la claridad. La comunicación asertiva es muy importante de esa forma te aseguras que las ideas, tareas y objetivos estén claros para todos.

Fuckup Tip no. 1: En Fuckup Nights nosotros organizamos nuestra trabajo con OKR’s esto genera claridad sobre nuestra estrategia y cómo el trabajo de cada uno influye en cumplir el propósito de la organización.

Cuando trabajamos remoto necesitamos compensar por los momentos en los que no nos encontramos en los pasillos o en la comida para compartir ideas y conversar, para esto necesitamos una herramienta de mensajería.

Fuckup Tip no.2: Nosotros utilizamos Slack es nuestra principal herramienta de comunicación y nos ayuda a compensar los momentos cara a cara.

Es clave tener un proceso de comunicación claro y basado en el sentido de urgencia para de esta forma asignar canales de comunicación. Esto significa elegir el momento y el canal adecuados para tu mensaje (chat, video llamada o correo electrónico) y evitar saturación e interrumpir el ritmo de trabajo.

Fuckup Tip no.3: En Fuckup nuestros canales de comunicación son los siguientes:

  • Slack es nuestro principal canal de comunicación.
  • En persona (cuando se pueda) para reuniones de equipo y co-crear.
  • Video llamadas para hacer lluvia de ideas, reuniones de equipo, compartir iniciativas y procesos que todo el equipo necesite conocer.
  • El correo electrónico es para documentos importantes, comunicados oficiales y los reportes semanales.

Fuckup Tip no.4: En Fuckup tenemos reuniones semanales, 1:1’s, reuniones mensuales para compartir avances de cada área, así como una reunión trimestral para compartir el cumplimiento de nuestros objetivos.

Dinámicas de equipo

Uno de principales mítos del trabajo remoto es que los empleados no trabajan o que son flojos por eso están desde casa, y es una de las principales razones por las que las empresas le huyen al trabajo remoto. Este sentimiento es el elefante rosa en la habitación, incluso nosotros tuvimos nuestras dudas en algún punto. La clave aquí es la confianza que tengas en tu equipo.

¿Cómo construyes confianza y responsabilidad en tus equipos? Asegura la claridad de propósito y valores de la organización. Si tus empleados comprenden y comparten el propósito de la organización así como la importancia de su labor para llevarlo acabo, no importa si están trabajando en la oficina o desde una cafetería en Tailandia.

En Fuckup Nights tenemos un horario flexible de trabajo lo que significa:

  • Propusimos un horario de acuerdo a la hora en México y le pedimos al equipo que se conecte el mayor tiempo posible durante este período. De esta forma mandamos un mensaje de confianza al equipo.

  • Es importante tener en mente los diferentes países en los que tus empleados trabajan y sus horarios. Nosotros tener un equipo en Mallorca, España y un miembro del equipo en Argentina. Ellos organizan su horario de acuerdo a sus reuniones de equipo y trabajo colaborativo, para esto es clave tener un horario flexible.

  • Tenemos un propósito claro y creamos nuestros objetivos con base en ellos, de esta forma podemos crear los OKR’s por área. Tenemos reuniones trimestrales para revisar nuestros avances y planear el siguiente período.

  • Cada miembro del equipo envía semanalmente un reporte en el que informa sobre sus actividades de la semana, sus oportunidades y retos enfrentados.

  • En Slack tenemos un canal llamado “Random” ahí compartimos información de todo tipo desde memes hasta fotos de los hijos o sobrinos, es también una forma de compensar el tiempo que no tenemos en persona.

Es importante recordar que trabajar remoto puede generar retos constantes hacia el cómo se hacían las cosas, sobretodo para impulsar la creatividad e innovación de tus equipos de trabajo. Por eso nuestra recomendación es que crees procesos y sistemas que te permitan desarrollar liderazgo, responsabilidad y compromiso en los miembros de tu organización, de esta forma no será necesario que estés detrás de ellos todo el tiempo.

Herramientas para las dinámicas de equipo

Tan pronto como la crisis del actual (2020) nos orilló a trabajar 100% remoto, decidimos crear un canal de Slack para compartir nuestras prioridades del día. Esto nos ayudado a que todos sepamos en qué está trabajando cada quien, hacemos un corte antes de comer y avisamos cómo terminó nuestro día.

Aquí un listado de las herramientas que más usamos:

  • Google docs para co crear documentos, presentaciones, hojas de cálculo, etc. Google ofrece una plataforma para negocios llamada Google Suite.
  • Trello para organizar proyectos y tareas.
  • Asana y Basecamp son programas para la administración de proyectos son muy útiles si planeas trabajar 100% remoto. 

Videollamadas y reuniones

Cuando queremos pedir opiniones o dar claridad respecto a algún tema la mejor opción es tener una videollamada porque es rápida y además puedes ver a las otras personas lo que facilita el entendimiento. El video también es una gran herramienta para compartir conocimiento como tutoriales para enseñar a utilizar herramientas y programas.

Es importante planificar tus reuniones para no saturar al equipo no queremos que ahora tengas una taza de “la videollamada que podría haber sido un correo electrónico”. No olvides que el video es rápido y te permite tener una respuesta ágil, ten en mente esto para tu planeación.

Recuerda, siempre que se pueda, tener un espacio para tus videollamadas donde no haya tanto ruido y tengas buena luz, así como utilizar audífonos para que escuches bien. Aquí te dejamos un artículo [ENG] con algunos tips para que mejores tu uso de Meet de Hangouts.

Fuckup Tip: No olvides mantener la autenticidad y soltar el control, no siempre todo puede estar silencioso a veces los niños se ríen y gritan, el perro ladra, tocan el timbre, etc. Entonces mantenlo real y compártelo, esto ayuda a la unidad como equipo y además es divertido.

Vida personal y profesional

Una de las desventajas del trabajo es mantener el balance entre lo personal y lo profesional,  porque a veces estando desde casa parece que es imposible, pero te damos unas recomendaciones esperando te sirvan:

  • Yannick Kwik nuestro Global Sales Lead es papá. Cuando tiene a su niña intenta tener menos reuniones de equipo para aprovechar las mañanas con ella y así poder trabajar más en las tardes y noches. Nos avisa al equipo y así todos estamos al tanto.

  • Sabemos que no siempre es posible no tener videollamadas en ciertos período de tiempo, por lo que te recomendamos buscar videos o programas didácticos que ayuden a tus pequeños a entretenerse de forma más educativa. No todo el tiempo en pantalla es malo.  

  • Durante nuestro webinar sobre “Resiliencia en tiempos de crisis” uno de nuestros clientes que estaba tomando el webinar nos compartió que él reserva tiempos específicos en su calendario para pasar con sus hijos y los bloquea, de esa forma puede darles toda su atención.

Recuerda, mantenlo real. Te dejamos un artículo [ENG] de Forbes para que puedas ahondar más en el tema de balance personal-profesional.

Una partner feliz mostrándonos el juguete favorito de su hijo.

Conoce a tu equipo

Es importante que conozcas las personalidades de tus equipos, de esta forma será mucho más sencillo planear cuál es la mejor forma de comunicarte con ellos y con qué frecuencia. 

Para mantenerlo sencillo pensaremos en tres tipos de personalidades: introvertidos, extrovertidos y ambivertido (que es una combinación de los dos anteriores).

Fuckup tip:  Cada equipo de trabajo organiza sus reuniones de acuerdo a sus necesidades. Por ejemplo el equipo de Movimiento tiene una reunión de 15 minutos diaria para compartir cómo comenzarán su día.

La razón para considerar las personalidades de tus equipos es porque si tienes uno con mucho extrovertidos muy probablemente necesitarás organizar más videollamadas y con más frecuencia para que realmente se sientan conectados. 

Esperamos que esta guía sea de utilidad para ti y te recomendamos crear la tuya para que puedas tener claridad y tus equipos también. No olvides que si quieres compartirnos tus ideas estamos encantados de recibirlas y compartir.

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